加強(qiáng)成本控制無(wú)疑是企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中取勝的關(guān)鍵部分，但盲目追求成本的降低反而會(huì)帶來(lái)更大的浪費(fèi)，所以需要以長(zhǎng)遠(yuǎn)、全局的目光來(lái)審視企業(yè)運(yùn)營(yíng)，科學(xué)合理的降低成本。這里有一個(gè)重要指標(biāo)TCO : Total Cost of Ownership 總體擁有成本，包括從產(chǎn)品采購(gòu)到后期使用、維護(hù)的總成本。
打印成本控制是很多企業(yè)都不夠在乎的一個(gè)問(wèn)題，但恰恰是影響企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)成本的重要因素。打印TCO大概分成三塊：固定成本，主要是打印機(jī)的采購(gòu)費(fèi)用，通常有固定的壽命和折舊；顯性成本，主要包括墨盒和打印紙，這是打印成本中最直觀的一環(huán)；隱形成本，主要是打印機(jī)維護(hù)修繕、用戶的誤工等待時(shí)間等容易被忽視的成本。
有調(diào)查顯示，打印TCO中，僅有13%用于硬件設(shè)備的購(gòu)買，87%是打印耗材成本、打印設(shè)備的后期管理、維護(hù)等流程成本。后者平時(shí)看似不起眼，但卻悄無(wú)聲息地聚沙成塔，極大加重了客戶的成本負(fù)擔(dān)。
1、精細(xì)化的打印管理，有效控制打印浪費(fèi)成本
企業(yè)因打印浪費(fèi)造成的隱性成本非常普遍。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，辦公室內(nèi)的打印成本浪費(fèi)率高達(dá)40％，25％為打印與工作無(wú)關(guān)的私用資料，15％則是不負(fù)責(zé)任的打印浪費(fèi)（重復(fù)打印、錯(cuò)誤打印等）。對(duì)上規(guī)模的企業(yè)來(lái)說(shuō)，每年因打印浪費(fèi)導(dǎo)致的紙張、耗材、打印電量的費(fèi)用更加可觀。如果大企業(yè)對(duì)于這類打印浪費(fèi)從不約束的話，很可能一年就會(huì)造成數(shù)百萬(wàn)甚至上千萬(wàn)的浪費(fèi)。
這就需要打印機(jī)提供精細(xì)化管理的功能，以及智能化的解決方案。比如三星打印機(jī)環(huán)保打印的解決方案能幫助企業(yè)減少碳粉用量及能源消耗。其控制面板上設(shè)有“ECO環(huán)?！卑存I，一鍵就能開(kāi)啟省墨模式，在不影響打印效果的同時(shí)節(jié)省高達(dá)30%的碳粉消耗。還提供黑白優(yōu)先打印、雙面或多合一打印等多種環(huán)保打印選擇。黑白優(yōu)先打印，自動(dòng)優(yōu)先選擇黑白打印模式，避免不必要的彩打，減少浪費(fèi)；雙面打印，紙張可自動(dòng)翻頁(yè)，使紙張消耗量減少50％；多合一打印，可將2頁(yè)或2頁(yè)以上的內(nèi)容縮放到一張紙上，節(jié)省紙張、碳粉用量。通過(guò)即時(shí)定影系統(tǒng)（IFS）技術(shù)加快打印和復(fù)印文件速度，節(jié)省用電量。同時(shí)，三星聚合碳粉顆粒比傳統(tǒng)碳粉更加細(xì)致均勻，使打印內(nèi)容纖薄而勻稱，而且它要求的熔融溫度比普通打印機(jī)低，因此能減少碳粉用量及能源消耗。
為了對(duì)過(guò)度打印的行為進(jìn)行約束和管理，三星的打印管理解決方案，可按不同部門或個(gè)人對(duì)打印設(shè)備的使用量和使用信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并自動(dòng)生成每月打印輸出量統(tǒng)計(jì)報(bào)告，還可以隨時(shí)監(jiān)控設(shè)備、耗材狀態(tài)和使用情況，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需要靈活地進(jìn)行打印管理，從而顯著提高打印機(jī)的生產(chǎn)效率。這對(duì)打印消耗量大的企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以提高集約化管理，有效進(jìn)行成本控制，促使公司TCO控制更嚴(yán)謹(jǐn)，更好地為公司創(chuàng)造效益。
2、提升綜合效能，降低后期打印成本
企業(yè)打印成本中有這樣一個(gè)計(jì)算方式：平均單頁(yè)打印成本=某段時(shí)期的耗材成本/相對(duì)應(yīng)的打印量。在不浪費(fèi)紙張、不過(guò)度打印的情況下，耗材成本越低，平均單頁(yè)打印成本越低，則說(shuō)明該打印設(shè)備的使用越劃算，也就是后期打印成本越低。
激光打印機(jī)的耗材主要是硒鼓和碳粉，采用鼓粉一體的激光打印機(jī)墨粉用完后要更換整支硒鼓才能繼續(xù)使用。而鼓粉分離式的打印機(jī)長(zhǎng)期來(lái)看更經(jīng)濟(jì)，因?yàn)槲牡膲勖h(yuǎn)長(zhǎng)于墨粉盒，墨粉用完后只是更換粉盒，一般一個(gè)硒鼓可以支持使用多個(gè)墨粉盒。比如鼓粉分離式設(shè)計(jì)的三星MultiXpress K2200系列數(shù)碼復(fù)合機(jī)三星K2200系列采用大容量的10000頁(yè)容量墨粉盒與超長(zhǎng)壽命的80000頁(yè)硒鼓單元，能幫助企業(yè)辦公用戶有效降低運(yùn)營(yíng)成本。對(duì)于擁有繁重打印任務(wù)的企業(yè)而言，更能深切體會(huì)到其成本優(yōu)勢(shì)。
3、提升打印機(jī)的穩(wěn)定性，減少不可見(jiàn)的維護(hù)成本
打印所用到的紙張和耗材成本這些可見(jiàn)的成本，只是冰山露出水面的一角，真正令人擔(dān)憂的是隱藏在冰山下的巨大隱形成本。單從打印機(jī)的選擇來(lái)看，有些企業(yè)出于成本考慮會(huì)選擇低端打印機(jī)，但打印機(jī)的可靠穩(wěn)定性很重要，入門級(jí)打印機(jī)很多因壓低制作成本，在材質(zhì)選擇上會(huì)降低配置。比如內(nèi)部結(jié)構(gòu)很多是樹(shù)脂材料，壓力輥也用的是類海綿的物質(zhì)而非高密度橡膠材料，在面臨厚紙張、長(zhǎng)時(shí)間的工作環(huán)境時(shí)，很容易“卡殼”。
這造成的直接后果就是常常會(huì)發(fā)生卡紙、連續(xù)打印不順暢、字跡不清晰等現(xiàn)象，極大地降低了用戶的打印體驗(yàn)。這類因打印機(jī)故障造成的打印浪費(fèi)成本、修理維護(hù)成本超出想象。雖然單機(jī)價(jià)格便宜，但麻煩不斷，影響到企業(yè)辦公的效率，容易造成誤工等各類問(wèn)題，給公司造成的間接損失不小
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